Privacy statement

Privacy statement

Voorwoord

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij namen jouw privacy altijd al heel serieus, maar sinds die datum hebben we ons beleid nóg iets verder aangescherpt. In dit privacy statement lees je hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en wat wij doen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Hieronder nog wat dingen die daarbij handig zijn om te weten:

  • Als we het hebben over ‘Olympia’ bedoelen we Olympia Nederland BV, gevestigd aan Mercuriusplein 1, 2132 HA Hoofddorp en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27332657.
  • Als we het hebben over ‘Website’, dan bedoelen we de website olympia.nl.
  • Om ons werk goed te kunnen doen, hebben we persoonsgegevens nodig van kandidaten, flexkrachten, werknemers, ondernemers, (potentiële) opdrachtgevers en leveranciers. En soms ook van bezoekers van onze website of andere betrokkenen. Dit statement geldt voor álle persoonsgegevens die wij verwerken van alle genoemde betrokkenen.

In dit privacy statement kun je meer lezen over de volgende onderwerpen:

  1. Wanneer is het privacy statement van toepassing?
  2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
  3. Voor welke doeleinden en met welke grondslagen verwerken wij je persoonsgegevens?
  4. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens en met welke (derde) partijen worden jouw gegevens gedeeld?
  5. Mag je als je jonger bent dan 16 jaar persoonsgegevens verstrekken?
  6. Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?
  7. Welke rechten heb je en waar kun je terecht met vragen en verzoeken om inzage, verwijdering, e.d.?
  8. Wijzigingen aan dit statement

1. Wanneer is het privacy statement van toepassing

Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Olympia verwerkt voor de hieronder genoemde doeleinden. 

2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Hieronder wordt per gegevensverwerking aangegeven voor welke doeleinden en met welke grondslagen Olympia persoonsgegevens verwerkt. Indien je als betrokkene voor een bepaalde verwerking toestemming hebt gegeven, kun je deze op ieder moment weer intrekken.

3. Voor welke doeleinden en met welke grondslagen verwerken wij je persoonsgegevens?

Hieronder wordt per gegevensverwerking aangegeven voor welke doeleinden en met welke grondslagen Olympia persoonsgegevens verwerkt. Indien je als betrokkene voor een bepaalde verwerking toestemming hebt gegeven, kun je deze op ieder moment weer intrekken.

Naast de hieronder beschreven verwerkingen, worden persoonsgegevens mogelijk gedeeld in geval van:

  • Een zakelijke overdracht: persoonsgegevens kunnen onderdeel zijn van de over te dragen activa in geval van verkoop, fusie, reorganisatie of ontbinding van onze onderneming(en) of een vergelijkbare situatie gerelateerd aan onze onderneming;
  • Wettelijke verplichtingen: indien dit wettelijk wordt vereist of indien wij gerechtvaardigd overtuigd mogen zijn dat het delen van de persoonsgegevens noodzakelijk is om (i) te voldoen aan een wettelijke verplichting (ii) om onze rechten of eigendom te beschermen en te verdedigen, (iii) in dringende situaties te handelen om de persoonlijke veiligheid van gebruikers van de website of het publiek te beschermen, of (iv) te beschermen tegen onze wettelijke aansprakelijkheid, kunnen persoonsgegevens worden geopenbaard of gedeeld.

A. Je bent een bezoeker van de website

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Wanneer je onze website bezoekt, verwerken onze websitebeheerders een aantal technische gegevens die verbonden zijn aan het gebruik daarvan, zodat wij je de functionaliteiten van de website kunnen leveren. Met deze technische gegevens kunnen onze websitebeheerders de website beheren, door bijvoorbeeld technische storingen op te lossen of de bereikbaarheid van bepaalde delen van de website te verbeteren. Hierdoor zorgen wij ervoor dat je de informatie op de website snel en eenvoudig kan vinden. Voor dit doel worden ook cookies gebruikt. Lees meer over het gebruik van cookies en welke type cookies wij plaatsen op onze website, zie menu "Cookies".

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

In ons cookiestatement kun je lezen welke gegevens worden verwerkt, per type cookie.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

In ons cookiestatement kun je lezen hoe lang we bepaalde gegevens bewaren, per type cookie.

  • Grondslag

Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang of omdat wij jouw toestemming hebben verkregen. Het gerechtvaardigd belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten, meer specifiek het verbeteren van de website en deze beter afstemmen op jouw behoeftes en wensen. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Indien je wilt weten welke cookies je accepteert, of indien je cookies wilt uitschakelen, kun je dit doen via jouw browserinstellingen.

B. Je bent werkzoekend en je schrijft je in bij een vestiging van Olympia of op de website

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Wanneer je werkzoekend bent, kun je je inschrijven bij een vestiging van Olympia of op de website van Olympia. Olympia heeft dan persoonsgegevens nodig om te kunnen bemiddelen tussen werkzoekenden en opdrachtgevers. Ook gebruikt Olympia deze gegevens om een account voor je te kunnen aanmaken, passende vacatures voor je te vinden, te beoordelen of je geschikt bent voor een vacature en voor bemiddeling naar vast of tijdelijk werkaanbod dan wel een opdracht en om je voor te kunnen stellen aan een (potentiële) opdrachtgever. Tot slot kan Olympia je gegevens gebruiken om contact met je op te nemen over een vacature, werkaanbod of andere relevante informatie.

Olympia maakt in haar systeem gebruik van het deels-geautomatiseerd matchen van profielen van kandidaten met vacatures van opdrachtgevers en andersom. Op basis van een aantal parameters wordt door een algoritme een passende match gezocht tussen kandidaten en vacatures; hiermee wordt per kandidaat voorzien in de top 5 best passende vacatures en per vacature de best passende kandidaten. De matching-tool is enkel een hulpmiddel bij het uiteindelijk selecteren van de meest passende kandidaat. De intercedent van Olympia krijgt namelijk de best passende kandidaten of vacatures te zien in een rangorde, echter kan de intercedent deze resultaten ook negeren en verder zoeken. Het uiteindelijke besluit welke kandidaat of vacature wordt geselecteerd als de best-passende, wordt te allen tijde door de intercedent genomen. Hierdoor is slechts sprake van deels (en dus niet uitsluitend) geautomatiseerde besluitvorming.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Voor bovengenoemde doelen verwerken wij de gegevens die je aan ons verstrekt, waaronder bijvoorbeeld je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijsbezit, cv, kopie paspoort, de motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingsniveau, werkervaring, welke Olympia vestiging je voorkeur heeft en je wensen ten aanzien van werk of een opdracht, zoals functie, branche, hoeveel uren je wilt werken en je gewenste salaris. Ook verwerken wij de gebruikersnaam van jouw account.

 Het is ook mogelijk dat wij (contact)gegevens van je verzamelen wanneer je deze hebt geplaatst op publieke platforms of middelen. Dit doen we alleen wanneer Olympia een gerechtvaardigde reden heeft om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven op basis van onze voorwaarden en dit privacy statement.

Via de Mijn Olympia-omgeving heb je als werkzoekende toegang tot de gegevens die Olympia van en over jou verwerkt. In dit portaal kun je zelf deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Als Olympia bij jouw inschrijving een kopie van jouw ID/paspoort opslaat, bewaart zij deze maximaal vier weken, tenzij je binnen of direct na die vier weken via Olympia bij een opdrachtgever aan de slag gaat. Olympia beschouwt verder iedere werkzoekende in principe gedurende een jaar als bemiddelbaar. Olympia bewaart jouw persoonsgegevens daarom maximaal een jaar na de laatste bemiddelingsactiviteit en zal jouw persoonsgegevens hierna automatisch verwijderen, tenzij je nog bemiddeld wilt worden naar werk of tenzij Olympia de gegevens op basis van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren. Je krijgt 11 maanden na de laatste bemiddelingsactiviteit een bericht van Olympia, waarbij gevraagd wordt of je nog bemiddeld wilt worden naar werk. Daarnaast geldt dat, wanneer je aan de slag gaat bij een opdrachtgever en in dienst treedt bij Olympia, de persoonsgegevens onderdeel worden van jouw personeelsdossier en dus dat de daarvoor geldende bewaartermijn van toepassing wordt. Als je niet meer bemiddeld wil worden naar werk kun je uiteraard ook op ieder ander moment een verwijder-verzoek indienen. In paragraaf 7 van dit privacy statement kun je hier meer over lezen. Na dat verzoek verwijdert Olympia je persoonsgegevens, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren.

  • Grondslag

De rechtsgrond voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden is het uitvoeren van de afspraken c.q. overeenkomst die we met jou hebben met betrekking tot arbeidsbemiddeling of ons gerechtvaardigde belang, bijvoorbeeld ten aanzien van de vacaturematching. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.

C. Je bent werkzoekend en solliciteert op een vacature of stuurt een open sollicitatie

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Je kunt op onze website, maar ook via de Olympia App (zie hieronder sub D), direct op een vacature solliciteren, ook kun je een open sollicitatie sturen. Om op een vacature te kunnen solliciteren heb je een "Mijn Olympia account" nodig. Olympia slaat de gegevens uit je "Mijn Olympia account" op in het systeem van Olympia. Wanneer je direct wil solliciteren, moet je dus eerst een account aanmaken, al dan niet via de Olympia App, of kun je direct inloggen wanneer je al een account hebt. Wij hebben jouw persoonsgegevens nodig om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de vacature waar je op solliciteert of een andere vacature (bij een open sollicitatie) en voor bemiddeling naar vast of tijdelijk werkaanbod dan wel een opdracht en om je voor te kunnen stellen bij een (potentiële) opdrachtgever.

Olympia maakt in haar systeem gebruik van het deels-geautomatiseerd matchen van profielen van kandidaten met vacatures van opdrachtgevers en andersom. Op basis van een aantal parameters wordt door een algoritme een passende match gezocht tussen kandidaten en vacatures; hiermee wordt per kandidaat voorzien in de top 5 best passende vacatures, en per vacature de best passende kandidaten. De matching-tool is overigens enkel een hulpmiddel bij het uiteindelijk selecteren van de meest passende kandidaat. De intercedent van Olympia krijgt namelijk de best passende kandidaten of vacatures te zien in een rangorde, echter kan de intercedent deze resultaten ook negeren en verder zoeken. Het uiteindelijke besluit welke kandidaat of vacature wordt geselecteerd als de best-passende, wordt te allen tijde door de intercedent genomen. Hierdoor is slechts sprake van deels (en dus niet uitsluitend) geautomatiseerde besluitvorming.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Voor dit doel verwerken wij de volgende gegevens: NAW-gegevens, e-mail adres, andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijs-bezit, CV, kopie paspoort,  je motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingsniveau, werkervaring, welke Olympia vestiging je voorkeur heeft, je wensen ten aanzien van werk of een opdracht (incl. je gewenste functie, branche, beschikbaarheid en je salarisindicatie) en eventueel een pasfoto, wanneer je deze zelf uploadt. Ook verwerken wij de gebruikersnaam van jouw account.

Het is ook mogelijk dat wij (contact)gegevens van je verzamelen wanneer je deze hebt geplaatst op publieke platforms of middelen. Dit doen we alleen wanneer Olympia een gerechtvaardigde reden heeft om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven op basis van onze voorwaarden en dit privacy statement.

Via de Mijn Olympia-omgeving heb je als werkzoekende c.q. sollicitant toegang tot de gegevens die Olympia over jou verwerkt. In dit portaal kun je deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen. Ook kun je onder andere matchsuggesties en de sollicitatiestatus inzien en vind je contactgegevens van jouw recruiter bij Olympia.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

Als Olympia bij jouw inschrijving een kopie van jouw ID/paspoort opslaat, bewaart zij deze maximaal vier weken, tenzij je binnen of direct na die vier weken via Olympia bij een opdrachtgever aan de slag gaat. Olympia beschouwt verder iedere werkzoekende in principe gedurende een jaar als bemiddelbaar. Olympia bewaart jouw persoonsgegevens daarom maximaal een jaar na de laatste bemiddelingsactiviteit en zal jouw persoonsgegevens hierna automatisch verwijderen, tenzij je nog bemiddeld wilt worden naar werk of tenzij Olympia de gegevens op basis van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren. Je krijgt 11 maanden na de laatste bemiddelingsactiviteit een bericht van Olympia, waarbij gevraagd wordt of je nog bemiddeld wilt worden naar werk. Daarnaast geldt dat, wanneer je aan de slag gaat bij een opdrachtgever en in dienst treedt bij Olympia, de persoonsgegevens onderdeel worden van jouw personeelsdossier en dus dat de daarvoor geldende bewaartermijn van toepassing wordt. Als je niet meer bemiddeld wil worden naar werk kun je zelf bepaalde gegevens verwijderen via de Mijn Olympia-omgeving, maar uiteraard ook op ieder ander moment een verwijder-verzoek indienen. In paragraaf 7 van dit privacy statement kun je hier meer over lezen. Na dat verzoek verwijdert Olympia je persoonsgegevens, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren.

  • Grondslag

De rechtsgrond voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden is het uitvoeren van de afspraken c.q. overeenkomst die we met jou hebben met betrekking tot arbeidsbemiddeling of ons gerechtvaardigde belang, bijvoorbeeld ten aanzien van de vacaturematching. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.

D. Je bent een gebruiker van de Olympia App

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Door het gebruik van de Olympia App kunnen gebruikers (zijnde kandidaten of flexkrachten van Olympia) zich oriënteren op de arbeidsmarkt. Zodra iemand zich registreert als gebruiker van de App, wordt automatisch een Olympia-account aangemaakt.

De App biedt de gebruikers de mogelijkheid om:

  • Online opleidingen te volgen;
  • Optioneel testen te doorlopen. Gebruikers van de App hebben via deze testen de mogelijkheid om meer inzicht te krijgen in welke beroepen en vacatures mogelijk interessant kunnen zijn;
  • Via de App te solliciteren op een of meerdere vacatures;
  • Urenverwerking, loonstroken en jaaropgaven te benaderen (alleen voor werkende flexkrachten van Olympia);
  • Contact op te nemen met Olympia via WhatsApp of e-mail;
  • De Mijn Olympia-omgeving te openen en zo zijn/haar gegevens in dat portaal te benaderen.

De App biedt ‘single sign-on’ aan. Dit zorgt ervoor dat, wanneer je met jouw Olympia-accountgegevens inlogt bij de App, je een volgende keer niet meer opnieuw jouw gebruikersnaam en wachtwoord hoeft in te vullen. Je blijft dus ingelogd; je wordt pas uitgelogd, wanneer je dit zelf handmatig doet. Wij raden je dan ook aan dat je op jouw telefoon de toegangsbeveiliging hebt ingesteld, bijvoorbeeld door middel van een toegangscode of door middel van gezichtsherkenning, zodat onbevoegden niet bij jouw gegevens kunnen komen in het geval je je telefoon kwijtraakt of deze wordt gestolen.

We willen bij gebruikers van de App zo nu en dan ook graag informatie ophalen over hoe men de App ervaart en wat men graag als ontwikkelingen zou willen toevoegen aan de App. Dit doen we door middel van een enquête. Deze enquête is vrijwillig en je neemt in principe altijd anoniem deel, tenzij je mee wil doen aan de loting voor de cadeaubon.

Als je deelneemt aan de enquête, loggen wij jouw IP-adres. Dit doen we enkel en alleen om dubbelingen te voorkomen. Daarnaast verwerken we jouw e-mailadres, maar alleen wanneer je kans wil maken op de cadeaubon. Dit e-mailadres kun je in dat geval zelf invullen in de vraag die hierover gaat in de enquête. Het e-mailadres wordt enkel en alleen gebruikt voor de uitslag van de loting, niet voor andere doeleinden. 

Nadat je hebt deelgenomen, verwijderen we het IP-adres direct. De resultaten van een anoniem ingevulde enquête zijn dus niet te herleiden naar een individuele gebruiker. De uitslag van de loting zullen we binnen enkele weken na de sluitingsdatum van de enquête bekendmaken, waarna ook jouw e-mailadres wordt verwijderd, wanneer je aan de loting hebt meegedaan.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

We verwerken jouw roepnaam, e-mailadres, leeftijd (maar geen geboortedatum), postcode, telefoonnummer, uitslagen van de tests die je doet, sollicitatiegegevens (zie hierboven onder sub C) en de communicatie die je hebt met Olympia. Wanneer je een opleiding doet verwerken wij de start- en einddatum, maar geen opleidingsresultaten.

Voor de enquête verwerken we jouw IP-adres en e-mailadres, maar dat laatste alleen wanneer je mee wilt doen aan de loting.

Indien je ervoor kiest om in de App op geheel vrijwillige basis de persoonlijkheidstest te maken, kan het zijn dat in de antwoorden die jij geeft, bijzondere persoonsgegevens opgenomen zijn. Indien dit het geval is, verwerken wij ook in het kader van voornoemde doeleinden, deze bijzondere persoonsgegevens. 

Via de Mijn Olympia-omgeving heb je als werkzoekende c.q. sollicitant toegang tot de gegevens die Olympia over jou verwerkt. In dit portaal kun je deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen. Ook kun je onder andere matchsuggesties en indien van toepassing, de sollicitatiestatus inzien.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

Voor de bewaartermijnen van sollicitatiegegevens, zie hierboven onder sub C. Olympia bewaart jouw andere persoonsgegevens tot een jaar na het laatste moment waarop je actief bent geweest in de App en zal jouw persoonsgegevens hierna verwijderen. Als je niet meer bemiddeld wilt worden naar werk kun je jezelf uiteraard ook op ieder ander moment uitschrijven door het indienen van een verwijder-verzoek. Olympia verwijdert jouw gegevens dan, tenzij Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving moet bewaren.

  • Grondslag

Wij verwerken de persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de (arbeidsbemiddelings)overeenkomst die we met jou hebben, en/of voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.

Indien jij er als gebruiker voor kiest deel te nemen aan de persoonlijkheidstest en Olympia bijzondere persoonsgegevens verwerkt omdat deze onderdeel zijn van jouw antwoorden, dan verwerkt Olympia deze bijzondere persoonsgegevens alleen indien wij jouw uitdrukkelijke toestemming hiervoor hebben gekregen.

E. Je meldt je aan voor een Vacature Alert

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Wij houden je graag op de hoogte van de laatste vacatures van Olympia. Dit doen wij met vacature alerts. Indien je je daarvoor wilt aanmelden, kun je de betreffende link op de website aanklikken en e-mailadres en gewenste zoekcriteria invullen. Je kunt ook kiezen of je deze e-mails dagelijks of wekelijks wilt ontvangen.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Voor dit doel verwerkt Olympia je naam, je e-mailadres, of je de alerts dagelijks of wekelijks wilt ontvangen en een overzicht van welke alerts wij aan je hebben verstuurd.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang je informatie van Olympia wilt ontvangen. Wil je dergelijke e-mails niet meer ontvangen, dan kun je je op ieder moment afmelden door gebruik te maken van de afmeldmogelijkheid die is opgenomen in iedere e-mail van Olympia.

  • Grondslag

Wij vragen jouw toestemming om de vacature alerts te sturen. Je kunt deze te allen tijde intrekken door de afmeldmogelijkheid te gebruiken die is opgenomen in iedere e-mail van Olympia.

F. Om je te informeren en met je te communiceren

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Olympia gebruikt contactgegevens van websitebezoekers, (potentiële) kandidaten, flexkrachten en contactpersonen van prospects en klanten voor communicatie- en informatiedoeleinden. Olympia kan jouw gegevens bijvoorbeeld gebruiken om je te informeren over baanaanbod of informatie te verstrekken over haar dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer je gebruikmaakt van het contactformulier op de website of via een ander kanaal contact met ons opneemt.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Voor dit doel verwerken wij naam, telefoonnummer, e-mailadres en indien je een verzoek indient, het inhoudelijke verzoek.

Daarnaast verwerkt Olympia persoonsgegevens van contactpersonen die werken bij zakelijke relaties, zoals prospects, klanten of leveranciers, om contact te leggen (bijvoorbeeld telefonisch, via WhatsApp of per e-mail) om bijvoorbeeld een offerte toe te sturen. In voorkomende gevallen gaat het dan om de voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met deze contactpersoon. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

We bewaren deze persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden zolang je bij Olympia ingeschreven bent als contactpersoon van een klant of prospect of als kandidaat. Wanneer je voor Olympia werkzaam bent, bewaren we deze gegevens tot maximaal een periode van twee jaar na het einde van jouw dienstverband. Je kunt een verwijderverzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Olympia zal de gegevens dan verwijderen, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moet bewaren.

  •  Grondslag

Wij verwerken de persoonsgegevens indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die we met je hebben of voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.

G. Om NPS-metingen en/of tevredenheidsonderzoeken uit te voeren

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Wanneer je als flexkracht voor Olympia aan het werk gaat, sturen wij je na vier weken na aanvang van het dienstverband een vragenlijst via onze externe partner. Zes maanden later ontvang je opnieuw een vragenlijst, wanneer je op dat moment nog steeds werkzaam bent voor Olympia. Deze vragenlijst betreft een NPS-meting (Net Promoter Score) en we gebruiken deze meting om informatie te verzamelen, zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren. We vragen je bijvoorbeeld hoe je het contact met een vestiging hebt ervaren en hoe de verloning verloopt. De vragenlijst is vrijwillig en je kunt deze te allen tijde anoniem invullen.

Ook gebruiken wij contactgegevens van contactpersonen van onze opdrachtgevers om een keer per halfjaar deze personen uit te nodigen voor een NPS-meting (Net Promoter Score). Ook deze meting vindt plaats op geheel vrijwillige basis. Door middel van deze meting halen wij waardevolle informatie op van klanten om onze dienstverlening te kunnen verbeteren.

Onze flexwerkers, klanten en derden kunnen tot slot een klacht indienen over Olympia (lees meer op https://www.olympia.nl/voorwaarden/klachtenregeling). Wanneer een klacht volgens de klachtenprocedure is ingediend en opgelost, sturen wij de klager een tevredenheidsmeting. Met behulp van die meting weten we of de klacht naar tevredenheid is opgelost en wat we in het vervolg eventueel kunnen verbeteren.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

We gebruiken het bij ons bekende e-mailadres om je uit te nodigen voor een NPS- of tevredenheidsmeting. Je kunt je op ieder moment uitschrijven voor deze e-mails, door op ‘opt-out’ te klikken in de e-mail, zodat je in het vervolg niet meer wordt uitgenodigd.

Bij de hiervoor beschreven NPS-metingen, heb je altijd de mogelijkheid om anoniem deel te nemen. In dat geval verwerken we geen persoonsgegevens en zijn de resultaten van de meting dus niet te herleiden naar jou als individu. Wanneer je ervoor kiest om niet anoniem deel te nemen, worden jouw contactgegevens en de resultaten van de NPS-meting door Olympia verwerkt.

De tevredenheidsmeting naar aanleiding van een klacht is nooit anoniem. Wanneer je meedoet aan deze meting, verwerken wij jouw naam, contactgegevens en resultaten van de meting.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

We bewaren deze persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden zolang je bij Olympia ingeschreven bent als contactpersoon van een klant. Als je voor Olympia werkzaam bent, bewaren we deze gegevens tot maximaal een periode van twee jaar na het einde van jouw dienstverband. Je kunt een verwijderverzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Olympia zal de gegevens dan verwijderen, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moet bewaren.

  • Grondslag

Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.

H. Om een overeenkomst met je te sluiten

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Op het moment dat je gesolliciteerd hebt op een vacature en Olympia wil je een baan aanbieden, bereidt Olympia een overeenkomst voor. Olympia heeft jouw persoonsgegevens nodig om dit te kunnen doen. Ook gebruikt Olympia je gegevens voor de verdere totstandkoming, uitvoering en beëindiging van (een) eventuele uitzend- of arbeidsovereenkomst(en), stageovereenkomst, dan wel overeenkomst van opdracht.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Voor dit doel verwerken wij je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, ID-Bewijs, werk- en verblijfsvergunning (indien nodig), verklaring Belastingdienst en bankrekeninggegevens.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

Olympia bewaart deze gegevens overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen, te weten 7 jaar voor fiscale gegevens, 5 jaar voor werknemersgegevens, 5 jaar voor verzuimgegevens, 2 jaar voor sollicitatiegegevens en 2 jaar voor overige persoonsgegevens.

  • Grondslag

De grondslag om de genoemde persoonsgegevens te verwerken is het overeenkomen van een uitzend- of arbeidsovereenkomst(en), stageovereenkomst, dan wel een overeenkomst van opdracht. Indien Olympia jouw BSN en ID -bewijs verwerkt gebeurt dit alleen als daartoe een wettelijke verplichting is op grond van de Wet op het minimumloon, Wet op de identificatieplicht en de Wet op de loonbelasting. 

I. Voor de personeels- en salarisadministratie

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Als je in dienst bent of op andere manier werkzaam bent voor Olympia, verwerkt Olympia persoonsgegevens ten behoeve van de personeels- en salarisadministratie. Een aantal van deze gegevens moet Olympia op basis van wet- en regelgeving verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij identificatie, bestrijding van fraude, interne controle en waarborgen van bedrijfsveiligheid, aanvragen van subsidies, afdracht verminderingen, premievrijstellingen en/of premiekortingen. Als flexkracht van Olympia krijg je toegang tot een aantal van deze gegevens, zoals jouw loonstroken en jaaropgave(n).

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Voor de genoemde doeleinden verwerken wij je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, ID-bewijs, verblijfsvergunning, opleiding en werkervaring, referenties en getuigschriften, kopieën van certificaten en diploma’s, kopie integriteitsgegevens, Verklaring Omtrent Gedrag en andere screeningsuitslagen (afhankelijk van functie), beschikbaarheid en inzetbaarheid en je wensen ten aanzien van werk of een opdracht, arbeidsvoorwaarden, plaatsingsgegevens, aanwezigheid, verzuimmelding, vakantie, verlof, je personeelsdossier, gegevens die relevant zijn voor de aanvraag van subsidies zoals een arbeidshandicap en uitkeringssituatie, premiekortingen en dergelijke, urenregistratie (werktijden en gewerkte uren), salarisgegevens en bankrekeninggegevens, loonbelastingverklaringen, klachten, waarschuwingen, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, persoonlijke werkaantekeningen.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

Olympia bewaart deze gegevens (indien noodzakelijk) overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen, te weten 7 jaar voor fiscale gegevens, 5 jaar voor werknemersgegevens, 5 jaar voor verzuimgegevens, 2 jaar voor sollicitatiegegevens en 2 jaar voor overige persoonsgegevens.

  • Grondslag

De verwerking van persoonsgegevens is enerzijds noodzakelijk om de overeenkomst die we met jou hebben te kunnen uitvoeren, en anderzijds noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van de Wet op het minimumloon, Wet op de identificatieplicht, Wet op de loonbelasting, Wet ketenaansprakelijkheid, Wet aanpak schijnconstructies en Wet tegemoetkomingen loondomein.

J. Audits & Controle

  • Wat houdt deze verwerking in en wat is het doel?

Olympia gebruikt gegevens van kandidaten, flexkrachten, interne medewerkers en contactpersonen van klanten en prospects voor managementdoeleinden. Olympia genereert interne managementinformatie, laat (mede door derden) de interne controle en bedrijfsveiligheid verzorgen en oefent audits en accountantscontrole uit.

  • Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Bij zowel interne- als externe audits worden dossiers inclusief alle daarin aanwezige persoonsgegevens verwerkt. Met de partijen die deze gegevens in opdracht van Olympia verwerken, heeft Olympia een verwerkersovereenkomst gesloten.

  • Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens hiervoor?

We bewaren de rapportages die voortvloeien uit audits en controles niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verwerken. De bewaartermijn verschilt per controle en/of audit.

  • Grondslag

De verwerking van bovenstaande (persoons)gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan bepaalde normen, zoals bijvoorbeeld voortvloeiend uit de ISO 9001 ISO 14001, NEN 4400, ABU-lidmaatschap. Daarnaast verwerken wij de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.

4. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens en met welke (derde) partijen worden jouw gegevens gedeeld?

Zowel eigen medewerkers als (medewerkers van) franchisenemers van Olympia en de aan haar gelieerde dochterondernemingen hebben toegang tot persoonsgegevens in verschillende systemen, voor zover dit voor hun functie noodzakelijk is.

Daarnaast deelt Olympia jouw persoonsgegevens met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de overeenkomst die we met jou hebben, en/of wanneer dat mag op basis van geldende (privacy) wetgeving, op grond van ons gerechtvaardigd belang of wanneer wij hiertoe worden verplicht. Deze andere partijen kunnen (potentiële) opdrachtgevers zijn die op zoek zijn naar personeel, overheidsinstanties zoals UWV of de Belastingdienst, opleiders en trainers, zakelijke relaties zoals de arbodienst, de accountant of een externe advocaat. Daarnaast krijgen wij hulp van partijen om onze diensten te kunnen uitvoeren, deze partijen verwerken soms persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een softwareleverancier. Alleen wanneer Olympia hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

5. Mag je als je jonger dan 16 jaar bent persoonsgegevens verstrekken?

Als je jonger dan 16 jaar bent mogen slechts persoonsgegevens aan Olympia verstrekt worden als je daarvoor uitdrukkelijke schriftelijke toestemming hebt gekregen van één van de ouders of een wettelijke vertegenwoordiger die dit privacy statement heeft gelezen.

6. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Olympia begrijpt dat het veilig bewaren van jouw persoonsgegevens erg belangrijk is. Je persoonsgegevens worden daarom strikt vertrouwelijk behandeld en Olympia heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze gegevens. Hiervoor gebruikt Olympia meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en encryptie, alsmede fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Olympia heeft een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij nemen voor de beveiliging van jouw gegevens. We spannen ons dus in om jouw gegevens goed te beveiligen, maar wees ervan bewust dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. Het verzenden van persoonsgegevens via internet is op jouw eigen risico.

Alle partners met wie we jouw persoonsgegevens delen moeten zich aan bepaalde beveiligingseisen houden, hierover maken we met deze partijen afspraken in een aparte regeling of (verwerkers)overeenkomst. Dit geldt ook voor partners die buiten Nederland en/of eventueel buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd. We zorgen ervoor dat we deze partners zorgvuldig uitkiezen: we controleren of een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EER. Met betrekking tot eventuele doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de EER zorgen we dat passende waarborgen getroffen zijn. Voor Amerika geldt bijvoorbeeld dat gewerkt wordt met contractueel overeengekomen modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld en treffen we indien nodig aanvullende waarborgen, waarin bescherming van de gegevens is gewaarborgd. Ten aanzien van bedrijven in andere landen dan Amerika zorgen we dat andere passende waarborgen zijn getroffen.

7. Welke rechten heb je en waar kun je terecht met vragen en verzoeken om inzage, verwijdering e.d.?

Als betrokkene kun je op grond van de AVG de volgende rechten uitoefenen:

  • Recht op inzage van je persoonsgegevens;
  • Recht van gegevensoverdraagbaarheid (data-portabiliteit);
  • Recht op vergetelheid (verwijderen van persoonsgegevens);
  • Recht op rectificatie en aanvulling;
  • Recht op beperking van de verwerking (dataminimalisatie);
  • Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Indien je één of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen kun je een verzoek hiertoe indienen via: https://www.olympia.nl/mijn-olympia/gegevens-verwijderen/

Of je kunt jouw verzoek richten tot:

Olympia Nederland B.V.

Mercuriusplein 1

2132 HA Hoofddorp

T 023 - 583 70 00

E hrflexpersoneel@olympia.nl

Voor kandidaten, flexwerkers en zzp-ers met een account in de Mijn Olympia-omgeving; via deze omgeving heb je inzage in een groot deel van je persoonsgegevens. Je kunt zelf ook een aantal gegevens wijzigen of verwijderen (alleen de niet-verplichte velden) zoals het doorvoeren van aanpassingen in jouw cv, gewenste functies, profielfoto of jouw accountgegevens.

Ter bescherming van jouw privacy, zullen we in geval van een ingediend verzoek jouw identiteit moeten vaststellen, om er zeker van te zijn dat bijvoorbeeld de persoonsgegevens aan de juiste persoon worden verstrekt. Olympia zal zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand reageren op een verzoek. Indien een verzoek erg complex is om af te handelen zal Olympia dit binnen een maand laten weten en zal Olympia uiterlijk binnen 3 maanden op een verzoek reageren.
We zullen je geen vergoeding vragen om een verzoek af te handelen, tenzij de afhandeling van een verzoek buitenproportioneel is voor Olympia.

8. Wijzigingen aan dit statement

Soms passen wij dit privacy statement (eenzijdig) aan, of breiden we het uit. We zullen je op de hoogte stellen van deze wijzigingen door het opnemen van de versiedatum, helemaal bovenin. Wij raden je daarom aan om regelmatig onze website te raadplegen.

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op: 6 juli 2021