Management assistent

Wat ga je doen?

In deze functie schakel je moeiteloos tussen management of bestuur aan de ene kant en collega’s of de Amsterdammer aan de andere kant. Daarbij zorg je ervoor dat iedereen goed ondersteund wordt en processen soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel die overzicht houdt en zorgt dat afspraken en werkzaamheden op tijd en volgens verwachting worden uitgevoerd.

De functie

De functie is tijdelijk ter vervanging in verband met verlof en omdat er op dit moment te veel werk ligt voor de huidige managementassistent. Je ondersteunt de teammanagers zodat zij voldoende ruimte hebben voor overleggen, afspraken en andere werkzaamheden. De functie loopt tot 1 januari.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

Je houdt je onder andere bezig met het beheren van agenda’s en mailboxen, waarbij je prioriteiten stelt waar nodig. Je plant afspraken, bijeenkomsten en overleggen, reserveert vergaderruimtes en legt deze vast. Daarnaast maak je digitale afspraken aan in Teams en bestel je op verzoek van de managers bijvoorbeeld bloemen of lunches. Ook bewaak je de voortgang van gemaakte afspraken en acties.

Waar ga je werken?

Je komt terecht bij een werkgever die het belangrijk vindt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. Verschillen tussen medewerkers worden gekoesterd, omdat deze bijdragen aan betere resultaten voor zowel de organisatie als de stad. Er wordt gestreefd naar een personeelsbestand dat een goede afspiegeling is van de Amsterdamse beroepsbevolking. Iedereen is welkom.

Je gaat werken in Stadsdeel Zuid binnen één van de zeven afdelingen Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de stadsdelen. De VTH-afdeling telt ongeveer 100 medewerkers, verdeeld over vier teams. De afdeling geeft onder andere vergunningen af voor bouwen, wonen, kap en horeca en houdt hier toezicht op. De werklocatie bevindt zich aan de President Kennedylaan. Je ondersteunt vier teammanagers die samen zorgen voor een prettige en informele werksfeer. Daarnaast werk je samen met de managementassistent die de manager VTH Zuid ondersteunt.

Wie ben je?

• Voor de functie van managementondersteuner beschik je over minimaal een mbo-opleiding. 
• Je hebt ruime ervaring met Word, Excel, Teams en Outlook en je hebt relevante werkervaring in een secretariële functie, bij voorkeur met enkele jaren ervaring in het ondersteunen van een manager. 
• Als je ervaring hebt met de gemeentelijke organisatie, de bijbehorende systemen en het werkveld van VTH, dan is dat een pre.

Wat mag je verwachten?

• Een parttime/fulltime baan van 20 tot 25 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3.171,- en maximaal €4.464,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract tot februari 2026 met een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature wordt beheert door Chris, voor vragen kun je mailen naar c.bootsma@olympia.nl. Ik zie je sollicitatie graag tegemoet!