Bid Manager

Wat ga je doen?

Bij Olympia geloven we dat werk mensen verbindt en vooruithelpt. Als Bidmanager speel jij een cruciale rol in het succesvol binnenhalen van nieuwe klanten via aanbestedingen en tenders en het verlengen van bestaande contracten. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het volledige bidproces: van publicatie van de aanbesteding tot en met de uiteindelijke indiening van de offerte.

Jij zorgt ervoor dat elk bidtraject gestructureerd, strategisch en succesvol wordt uitgevoerd. Je vertaalt de klantvraag, onze oplossingen, dienstverlening en maatschappelijke missie naar een onderscheidend en winnend voorstel.

Je werkt aan grote, complexe bidtrajecten die bepalend zijn voor de strategische groei van onze organisatie. Denk aan strategische accounts zoals: Gemeente Amsterdam, AS Watson Group, Renewi, Gemeente Haarlemmermeer en DHL . Deze bids hebben een substantiële omvang en impact.

Als Bidmanager neem jij de regie over het gehele bidproces. Je analyseert aanbestedingen, bepaalt samen met het team de inschrijfstrategie en coördineert alle activiteiten die nodig zijn om tot een winnende inschrijving te komen. Je stuurt het bidteam aan, bewaakt de planning en zorgt ervoor dat alle onderdelen van het voorstel naadloos op elkaar aansluiten. Waar nodig schrijf en redigeer je zelf mee aan de inhoud van de offerte.

Je maakt onderdeel uit van het Bidmanagementteam en werkt nauw samen met je collega’s van het bidteam, Key Accountmanagers, Salesmanagers, Sales Support en specialisten uit de operatie. Jij bent de spil in het bidproces en zorgt ervoor dat alle betrokken stakeholders effectief samenwerken om de beste oplossing voor de klant neer te zetten.

De wereld van tenders en proposals verandert snel. Waar het vroeger vooral draaide om schrijven en coördineren, spelen data, automatisering en AI nu een steeds grotere rol. Daarom zoeken wij een Bidmanager die wil meebouwen aan de toekomst en actief bijdraagt aan het slimmer en efficiënter organiseren van het bidproces. Jij onderzoekt hoe AI en andere tools kunnen bijdragen aan een effectiever bidproces.

In deze rol ga jij: 

• De aanbesteding analyseren en bepalen of deelname strategisch en haalbaar is.
• De klantvraag, winstrategie, doelgroep, gunningscriteria en concurrentie vertalen naar een winnende bidstrategie.
• Het volledige bidproces coördineren: van publicatie van de aanbesteding tot en met de uiteindelijke indiening.
• Het bidteam coördineren en stakeholders uit verschillende disciplines verbinden en laten samenwerken.
• Zorgen voor een duidelijke planning, taakverdeling en voortgangsbewaking binnen het bidtraject.
• Schrijven, redigeren en structureren van overtuigende teksten voor aanbestedingen en offertes.
• Verantwoordelijk voor het verwerken en juist inzetten van alle input die je van de betrokken collega’s en afdeling krijgt zodat het voorstel voldoet aan alle eisen, criteria en beoordelingsmodellen.
• De kwaliteit, consistentie en onderscheidenheid van het totale voorstel bewaken.
• Actief bijdragen aan het verbeteren van processen, templates, tooling en content binnen het bidproces.
• Bijdragen aan de verdere professionalisering en kennisborging binnen de commerciële organisatie.

Waar ga je werken?

Jouw standplaats is het hoofdkantoor van Olympia in Hoofddorp. Bij ons werk je in een hybride werkomgeving, waarbij we minimaal drie dagen per week op kantoor werken. We geloven in de kracht van persoonlijke interactie en samenwerking. In deze rol rapporteer je aan de manager van de afdeling Bid & Salessupport. Het team binnen bidmanagement & Sales Support is momenteel in opbouw waaraan jij een bijdrage kan leveren. Gezamenlijk streef je met de rest van de organisatie er dagelijks naar om iedere dag 1% te verbeteren. 

Je komt te werken in een team dat volop in ontwikkeling is. We bouwen verder aan een sterk en professioneel Bidteam bestaande uit Directeur Bid & Proposal, twee Bid Managers, twee Bid Writers (nieuw) en een Bid Support medewerker. Samen zorgen jullie voor een gestructureerde aanpak van bidtrajecten, waarbij ieders expertise bijdraagt aan het ontwikkelen van winnende proposities.

Wie ben je?

Je bent strategisch, analytisch sterk en hebt een goed gevoel voor commerciële kansen. Je krijgt energie van het organiseren en regisseren van complexe bidtrajecten en weet verschillende disciplines samen te brengen om tot een winnende inschrijving te komen. Je bent nieuwsgierig, stelt kritische vragen en kunt snel de kern van een aanbesteding doorgronden.

Je weet hoe je een aanbesteding analyseert en vertaalt naar een duidelijke winstrategie. Daarbij combineer je informatie uit verschillende bronnen, stakeholderinput en marktinzichten om tot een sterk en onderscheidend voorstel te komen. Je bewaakt het overzicht, houdt de planning strak en zorgt dat alle onderdelen van het bidproces op tijd en in de juiste kwaliteit worden opgeleverd.

Je werkt graag samen en ziet een bid niet als een verzameling documenten, maar als een strategisch traject waarin inhoud, proces en samenwerking samenkomen om te winnen.

Daarnaast beschik je over:  

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met aanbestedingen, bidmanagement of tenders, bij voorkeur in een complexe B2B-omgeving.
• Sterke organisatorische en projectmanagementvaardigheden; je kunt meerdere stakeholders en deadlines tegelijk managen.
• Uitstekende communicatieve en schrijfvaardigheid in het Nederlands; je kunt complexe materie helder en overtuigend overbrengen.
• Het vermogen om gunningscriteria, klantbehoeften en concurrentie te vertalen naar een duidelijke winstrategie.
• Je werkt gestructureerd, resultaatgericht en behoudt overzicht onder tijdsdruk.
• Affiniteit met uitzenddienstverlening, recruitment of HR-processen is een pré.
• Je denkt klantgericht, strategisch en ziet snel verbeterkansen in zowel het bidproces als de inhoud van voorstellen.

Wat mag je verwachten?

Bij Olympia staat de mens centraal. Je krijgt de kansen, vrijheid en verantwoordelijkheid om werk van betekenis te doen. Ondernemerschap en persoonlijke groei zitten in onze cultuur. Dat betekent dat we je uitdagen, investeren in je persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden bieden.  

Werken voor Olympia, dat betekent dit voor jou:  

• Voel je gewaardeerd in een omgeving waar iedereen welkom is.  
• Maak, samen met ons, werk van je persoonlijke groei en ontwikkeling.  
• Haal energie uit onze unieke ‘wij-maken-het-waar’ cultuur.  
• Haal persoonlijke en maatschappelijke betekenis uit werk.  

En verder bieden we je uiteraard:  

• Een dienstverband van 32, 36 of 40 uur per week. Jij bepaalt wat het best bij je past.  
• Een marktconform salaris (schaal 9 - 10) tussen € 3.486 - € 5.885, dit is afhankelijk van je kennis en ervaring.  
• Bonus aan het einde van het jaar op basis van organisatie- en persoonlijke prestatie.  
• € 105 netto bij een fulltime werkweek boven op jouw salaris in de vorm van ons 'Olympia Werkbudget'.  
• Bovengemiddeld veel vakantiedagen, 32.5 verlofdagen bij een 40-urige werkweek.  
• Een laptop en smartphone om je werk goed te kunnen uitvoeren.  
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een gunstige pensioenregeling en korting op de zorgverzekering.  
• Eens per jaar een “Dag van betekenis”. Een vrije dag die je volledig zelf invult om iets te doen wat veel voor je betekent. 

Bij Olympia geven we onze collega’s de mogelijkheid om drie officiële feestdagen per jaar om te ruilen voor een andere culturele of religieuze dag die voor hen belangrijk is.   

Geïnteresseerd?   

We kijken uit naar je sollicitatie. Wil je meer weten over de functie Bidmanager? Onze Corporate Recruiter Matthieu van der Velde staat voor je klaar en is bereikbaar via 06-22411982! Solliciteren kan via corporaterecruitment@olympia.nl.