Managementassistent Directiesecretariaat
Wat ga je doen?
Als managementassistente ben je de steun en toeverlaat van een van de directeuren van Waternet en verzorg je de secretariële- en facilitaire zaken rondom zijn/haar werkzaamheden. Je bent zowel in- als extern het aanspreekpunt en bekleedt een vertrouwenspositie. Daarnaast ben je een sparringpartner en word je actief betrokken bij zijn/haar werkzaamheden. Je bent een secretaresse die weet hoe je moet verbinden, hoe je moet samenwerken en hoe je een toegevoegde waarde kan creëren.Jij bent het eerste aanspreekpunt voor een van de directeuren en daarmee een representatief visitekaartje voor de gehele directie. Je werkt direct samen met andere directiesecretaresses. Samen zorg je voor afstemming van de verschillende werkzaamheden. Je bent elkaars achtervang bij afwezigheid en zorgt hierdoor voor continuïteit van het werk. Doordat het directiesecretariaat in ontwikkeling is en wil doorgroeien naar een doelmatigere en efficiëntere opzet van hun samenwerking, zoekt het team een collega die snapt wat de wens van de klant is en bijdrage kan leveren aan deze teamontwikkeling.Je voert uiteraard ook ondersteunende secretariële-, administratieve- en/of organisatorische werkzaamheden uit. De secretariële taken betreffen o.a., archiveren, de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen en het verzorgen van schriftelijke correspondentie. Je bewaakt de voortgang van de besluitvorming en informatiestromen en onderhoudt administratieve procedures. Je staat relaties te woord, verstrekt informatie en verwijst door. De facilitaire taken bestaan o.a. uit het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en wat daarvoor en daarbij nodig is.
Waar ga je werken?
Omschrijving van de organisatie:
Bij Waternet werk je met een uniek product: water. Samen met zo’n 2000 collega’s zorgen we voor veilig drinkwater, schone grachten, rivieren en droge voeten. Waternet werkt met de nieuwste technieken en is bijna 100% klimaatneutraal. Bij ons werken echte vakmensen: van dijkinspecteur tot dataspecialist en van techneut tot teamleider. Al deze betrokken medewerkers maken Waternet samen tot een werkgever waar je jezelf kan zijn. Wij stimuleren je om elke dag een stukje beter te worden. Je vindt dan ook een groot aanbod aan opleidingen en trainingen bij onze eigen Waternet Academie.
Omschrijving van het team:
Team Managementsupport & Service is een groot centraal werkend team van ondersteuners die primaire doel als doel heeft het management beter te laten functioneren. Je weet precies welke stappen er nodig zijn om van toegevoegde waarde te zijn voor onze interne klanten. Je snapt de wensen van deze klanten en weet dat zo te vertalen dat het een 8+ dienstverlening levert.
Wie ben je?
Functie-eisen en -wensen:
- HBO+ werk- en denkniveau, (Directie-) Managementassistent
- Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- Inzicht in actuele gevoelige bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en processen
- Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling.
- Ervaring met MSOffice, in het bijzonder Office 365 en Sharepoint
- Een van je werkdagen valt op vrijdag
Competenties:
- Samenwerken: Stimuleert samenwerking
- Flexibel: Kan van koers veranderen
- Resultaatgericht: Stelt doelen en realiseert ze
- Organisatievermogen: Plant en structureert eigen werk
- Communicatief: Past communicatie aan niveaus aan
- Zorgvuldig: Heeft informatie tot op detail op orde
- Professionaliteit: Neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen
- Klantgericht: Helpt de klant
- Zelfstandig: werkt zelfstandig en zelfbewust
- Stressbestendig: Blijft kalm bij hectische omstandigheden
Wat mag je verwachten?
- Een contract van 1-7-23 tot 31-12-23, met optie tot verlengen
- Een functie voor 36 uur per week
- Een salaris van € 2978,- tot € 3915,- op basis van 36 uur en gebaseerd op de relevante werkervaring en opleiding
- 8% vakantiegeld
- Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per km met een maximum van €9 voor een retour.
- Een pensioensopbouw na 8 gewerkte weken
- Een dertiende maand
De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.
Deze vacature is in beheer van Ryann, voor vragen kun je mailen met R.van.Roekel@Olympia.nl.
Onze contactgegevens
Olympia Inhouse Gem. Amsterdam OverigRhijnspoorplein 10-38 II
1018 TX Amsterdam