Medewerker ondersteuning bedrijfsvoering

Wat ga je doen?

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en pro-actieve medewerker. Je werkt zelfstandig met oog voor detail en tegelijkertijd kan je het overzicht behouden.

In de functie van Medewerker ondersteuning bedrijfsvoering ben je bezig met de volgende werkzaamheden:

Tijdschrijven

  • Maakt analyses van adviesaanvragen die via het loket binnenkomen, deelt deze in logische categorieën in, teneinde de herkomst en tijdsbelasting van de diverse werkzaamheden vast te stellen.
  • Stelt rapportages samen, waarbij gebruik gemaakt wordt van verschillende databronnen.
  • Legt onderlinge verbanden te leggen tussen lopende opdrachten, interne verrekeningen en de gebruikersbehoefte.
  • Levert prestatieoverzichten uit Timetell aan het management voor interne en externe presentaties.
  • Signaleert en rapporteert knelpunten aan het management, adviseert het management over oplossing en/of lost eenvoudige vraagstukken zelfstandig op.
  • Signaleert en rapporteert looptijden van opdrachten aan het management.

Administratie opdrachtenportefeuille

  • Verzorgt de administratieve en tijdige afhandeling van de offertes: controleert startformulieren en offertes en verwerkt deze in het tijdschrijfsysteem. Verzendt offertes en bewaakt of deze ondertekend retour komen.
  • Verantwoordelijk voor de administratieve en correcte afhandeling van de facturatie: maakt inkooporders aan in AFS voor facturen boven de €1.000,-en controleert of deze goed gekoppeld zijn. Controleert of gemaakte afspraken correct zijn verwerkt in facturering. Controleert de ingeboekte facturen op kostenplaats en zorgt voor de tijdige afhandeling van facturen (90% tijdigheid).
  • Zorgt voor een sluitende urenadministratie in Timetell, door middel van het bijhouden van de mailbox, het verwerken van de urenverantwoordingen, het actief ophalen van urenverantwoordingen c.q. reminders uit te sturen aan collega’s. Informeert medewerkers en opdrachtgevers m.b.t. offertes en urenoverzichten.
  • Maakt overzicht van gerealiseerde uren t.o.v. de urenprognose
  • Bewaakt de tijdigheid van verzending van interne verrekeningen en afstemmingsoverzichten.
  • Onderhoudt contact met de opdrachtgevers en adviseurs over offertes en facturering.
  • Signaleert en rapporteert knelpunten aan de betreffende afdelingsmanager

Waar ga je werken?


We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het juridisch bureau handelt bezwaren en beroepen af en geeft juridisch advies. wij zijn een dynamische directie die het vertrouwen burger overheid en juridische kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. De medewerker bedrijfsvoering werkt bij de afdeling staf en innovatie een bruisend, enthousiaste afdeling waarbinnen we de directie op diverse manieren ondersteunen.

Wie ben je?

De medewerker Bedrijfsvoering beschikt over een zekere kennis van administratie opdracht portefeuille ( bij voorkeur AFS) en tijdschrijfsystemen ( bij voorkeur timetell). Deze functie komt niet voor binnen het juridisch bureau, zodoende dient de medewerker zelfstandig het werk te kunnen vormgeven, op details te letten en tegelijkertijd het overzicht kunnen behouden. De medewerker heeft een hbo werk- en denkniveau.

De medewerker heeft contacten met het MT en collega’s van het Juridisch Bureau en met opdrachtgevers; dit zijn gemeentelijke organisaties zoals het Ingenieursbureau, Vastgoed, Facilitair Bureau. Daarnaast heeft de medewerker contact met leveranciers van tijdschrijfsystemen en/of andere leveranciers voor specifieke diensten .

Aan competenties breng je mee:

  • Plannen
  • Omgevingsbewustzijn
  • Klantgerichtheid
  • Samenwerken
  • Stressbestendig
  • Verantwoordelijkheid

Wat mag je verwachten?

  • Een Fulltime / parttime baan van 24 tot 36 uur per week;
  • Een Uitzendcontract vanaf zo snel mogelijk tot midden mei 2023 met kans op verlenging;
  • Een salaris van minimaal €2865,- en maximaal €4208,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring;
  • Reiskostenvergoeding van 10 cent per kilometer, maximaal €9 per dag;
  • Na 8 gewerkte weken bouw je pensioen op;
  • 8% procent vakantiegeld.

De Gemeente Amsterdam wil een goede werkgever zijn, waarbij alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. De verschillen tussen collega worden gekoesterd. Dit zorgt namelijk voor betere resultaten voor de organisatie en Amsterdam. Er wordt daarom ook gestreefd naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie je ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl.

Deze vacature is geplaatst door Charlotte Schotanus


Onze contactgegevens

Olympia Inhouse Gem. Amsterdam Overig
Rhijnspoorplein 10-38 II
1018 TX AMSTERDAM