Senior Managementassistent

Wat ga je doen?

Werk je het liefst in een dynamische omgeving en laat je je niet snel van de wijs brengen? In deze veelzijdige functie vorm je samen met je collega-managementassistenten de ondersteuning van de directeur en managers binnen directie Digitalisering en Innovatie (DenI) op secretarieel en administratief gebied. De gemeente Amsterdam is vanaf begin september opzoek naar een ervaren management assistent!

In de functie van managementassistent schrik je niet van zeer drukke agenda’s en weet jij deze juist goed te organiseren. Jij hebt een goed gevoel voor tijd, bent dienstverlenend, aanspreekbaar, kan prioriteiten stellen en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Verder ben je in staat overzicht te houden, tijdig en passend in te springen en kan je goed verbanden leggen. Jij weet inhoudelijk wat er speelt en je bent in staat om dingen snel eigen te maken. Je kijkt  verder dan je eigen opdrachtgevers. Jij vervult daarbij ook algemeen voorkomende werkzaamheden en het is voor jou vanzelfsprekend dat je collega’s vervangt bij hun afwezigheid.

Je wordt in eerste instantie ingezet bij de directie Digitalisering en Innovatie. Deze directie maakt deel uit van het Cluster Digitalisering Innovatie en Informatie (DII). In het cluster is alle managementcapaciteit gebundeld en geplaatst binnen de directie Digitale Strategie en Informatie in de afdeling Bedrijfsvoering. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zit je in een team Ondersteuning met zo’n 40 collega’s. In deze functie werk je dus nauw samen met de andere medewerkers binnen het team Ondersteuning dat vanuit een andere directie wordt aangestuurd dan de directie waarvoor je wordt ingezet.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

  • Complex en omvangrijk agendabeheer van meerdere opdrachtgevers (afdelings- en vakgroepsmanagers tegelijk);
  • Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Bewaken van procedures rondom informatiestromen en overige voorkomende secretariële werkzaamheden zoals het beheren van actielijsten, planningen en agenda´s;
  • In afstemming met betrokkenen veelvoorkomende secretariële en/of administratieve ad hoc taken flexibel oppakken en afhandelen;
  • Verlengd ICT-demandmanagement: het aanvragen van functionele maiboxen, het beheren van mailgroepen, het geven van rechten tot folders, het intrekken ervan, het geven van rechten in de reserveringsapp;
  • Bewaken en waar nodig (mee) vormgeven van lopende acties in de bedrijfsvoering zoals het organiseren van uitvragen.

Waar ga je werken?


We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Digitalisering en Innovatie is de ‘voorkant’ van het I-domein. De directie is verantwoordelijk voor de organisatie van het strategisch partnerschap tussen de clusters en het I-domein. De directie voert regie op het creëren van inzicht en overzicht op lijnopgaven met een i-component, besluitvorming daarover en op de agile leveringsprocessen daarop. Het garanderen van de continuïteit daarin binnen de gestelde kaders en conform de concern architectuur heeft prioriteit. De directie draagt zorg voor het (bestuurlijk en ambtelijk) agenderen en organiseren van vernieuwing op strategische opgaven in de stad. Ook organiseert en onderhoudt de directie landelijk en internationaal strategische partnerships

Wie ben je?

  • Ruime werkervaring met secretariële werkzaamheden en het bedienen van meerdere personen en agenda’s, bijvoorbeeld een Management Team;
  • Goede beheersing van het MS Office Pakket incl. Excel is noodzakelijk. Kennis van iBabs, Andreas, MijnP&O, Topdesk is een pré;
  • Kunnen omgaan met de druk van complexe en sterk veranderende agenda’s;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Aan competenties breng je mee:
  • Samenwerken: jij draagt bij aan een stimulerende werksfeer en een goed gezamenlijk resultaat;
  • Verantwoordelijkheid: jij bent goed aanspreekbaar op eigen handelen, je werkt zorgvuldig, integer en gewetensvol;
  • Stressbestendig: je blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
  • Klantgericht: je speelt in op de wensen en behoeften en draagt bij aan de best mogelijke oplossing;

Wat mag je verwachten?

  • Een parttime of fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
  • Een contract van 1 jaar met mogelijkheid op verlenging;
  • Een salaris van minimaal €2500,- en maximaal €3732,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring;
  • Reiskostenvergoeding van 10 cent per kilometer, maximaal €9 per dag;
  • Na 8 gewerkte weken bouw je pensioen op;
  • 8% procent vakantiegeld.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Sjoerd, voor vragen kun je mailen met S.devries@olympia.nl


Onze contactgegevens

Olympia Inhouse Gem. Amsterdam Overig
Rhijnspoorplein 10-38 II
1018 TX AMSTERDAM